Quality Assurance, betere projecten en hoe vreemde ogen dwingen

Projecten hebben nog steeds de neiging uit te lopen, budgetten te overschrijden en het beoogde doel niet te bereiken. Projecten zijn complex en behalve technische en organisatorische aspecten, spelen er vaak sociale en menselijke aspecten bijvoorbeeld in de persoonlijke sfeer. Projectmanagers zijn druk en hebben niet voldoende mogelijkheden alle risico’s van een project te managen. Veel voorkomende faalfactoren zijn:

  • Onvoldoende overeenstemming over het doel van het project en ontbreken van een plan van aanpak met voldoende diepgang;
  • Systeemontwikkeling op basis van documenten die niet overeenkomen met wensen van gebruikers vanwege geringe betrokkenheid van deze gebruikers;
  • Onderschatting tegengestelde belangen resulterend in slechte samenwerking;
  • Communicatie binnen project onvoldoende;
  • Stakeholders onvoldoende betrokken en geïnformeerd;
  • Gevoeligheden in de organisatie tussen afdelingen en tussen mensen;
  • Persoonlijke motivatie en omstandigheden van mensen;
  • Slecht beleggen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen project;
  • Te weinig tijd beschikbaar voor projectmedewerkers: ‘het moet er even bij’;
  • Te veel optimisme over voortgang door inbouwen te weinig ‘slack’;
  • In kaart brengen proces en uitvoeren risicoanalyses onvoldoende;
  • Complexe data migraties en onvoldoende aandacht voor validatie en testen;
  • Afwezigheid kennis en ervaring in organisatie om (ICT-)projecten goed uit te voeren;
  • Verstoring project door aanvullende wensen, zonder dat consequenties worden doorzien;
  • Onderschatting tegengestelde belangen resulterend in slechte samenwerking;
  • Communicatie binnen project onvoldoende;
  • Interne gevoeligheden in de organisatie tussen afdelingen en tussen mensen.

Met de adequate invulling van de Quality Assurance-rol is een organisatie beter in staat om dergelijke projectrisico’s te identificeren en te beheersen. Onze professionals rapporteren over risico’s, maar onze professionals zijn vooral ook de onafhankelijke externe tegen wie u medewerkers makkelijker en vrijer zullen praten. Onze professionals zijn kritisch en stellen vragen die van collega’s niet geaccepteerd zouden worden. Het helpt medewerkers te reflecteren en beter te presteren. Wat dat betreft geldt hier zeker het al oude gezegde dat ‘vreemde ogen dwingen’.